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2016年至2018年度公司档案整理委外服务采购询价公告

日期:2018-09-14

广州大学城投资经营管理有限公司就2016年至2018年度公司(含下属子公司)档案整理委外服务进行公开询价采购,有关事项公告如下:

一、 项目概况:

(一) 项目名称:

2016年至2018年度公司档案整理委外服务采购

(二) 项目类别:服务类

(三) 采购预算(最高限价):15.5万元(人民币)

(四) 项目要求:

协助采购人(及其下属公司)完成2016年至2018年度公司档案整理和完善,直至采购人档案整理获得广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查为止。具体详见《询价文件》中《用户需求》。

二、 投标人资格要求

(一) 投标人须是中华人民共和国境内注册,具有独立法人资格;

(二) 具备有效的工商营业执照、企业法人组织机构代码证书、税务登记证书(或三证合一);

(三) 投标人已办理合法税务登记,具有开具相应增值税专用发票资格。

(四) 具备档案中介服务机构备案登记许可;

(五) 投标人自2015年1月1日至今完成类似项目(中等规模国企)的档案整理工作并通过档案局审核评估。(需提供合同复印件和验收报告等证明材料,不少于3件);

(六) 该项目不接受联合体投标。

三、 询价文件公示

本项目的询价公告及相关信息公示时间:2018年9月14日至2018年9月21日。在广东建设信息网(网址:http://www.gdcic.net/)、广东省招标投标监管网(网址:http://www.gdzbtb.gov.cn/)、广州大学城投资经营管理有限公司网站(网址:https://www.gzuci.com/)上发布,并视为有效送达。本询价文件在其他法定媒体发布的文本如有不同之处,以在广州大学城投资经营管理有限公司网站发布的文本为准。

四、 报名时间、地点

2018年9月21日下午17:00前以电子邮件方式提交报名资料盖章扫描件(pdf格式),报名电子邮箱为:26073338@qq.com。(未参加报名的单位递交的投标文件不予接收)。

(一) 获取询价文件方式:在报名有效期内联系采购人获取。

(二) 报名单位需提交以下资料:

1. 有效的企业法人营业执照(或事业法人登记证)副本复印件;

2. 投标报名表(格式见附件一),未按照采购人要求提交文件采购人有权拒绝接受其报名。

(三) 在规定的报名期间,报名的申请单位不足3名时,采购人有权:

1. 发布公告延长接受报名及投标文件递交时间。在延期报名时间内,已报名申请单位的资料仍有效并可自行补充资料,未报名的申请单位可根据公告的约定参与报名。

2. 按规定重新询价。

五、 递交报价文件

(一) 递交报价文件:报价单位以密封的报价形式提供报价文件.采购人接受现场递交或邮寄两种方式。未参加报名的单位递交的投标文件不予接收。

(二) 报价文件递交截止时间:2018年9月21日下午17:00前,投标文件信封未密封,或未在骑缝处盖章或签字,或逾期递交采购人有权不予受理。

六、 龙8手机app下载的联系方式

采购单位:广州大学城投资经营管理有限公司

联系地址:广州大学城明志街1号信息枢纽楼

人:何工

联系电话:(020)39302077

   真:(020)39340019

 

附件一、投标报名表

 

 

 

广州大学城投资经营管理有限公司

2018年9月14日

附件一:

投标报名表

项目名称:

报名单位名称

 

法人代表

 

详细地址

 

邮    编

 

成立日期

 

营业执照号码

 

发证机构

 

固定电话号码

 

传真号码

 

注册资金

 

公司类型

 

机构性质

 

项目联系人

 

联系电话

 

经营范围

 

 

 

 

序号

资质证书(认证项目)名称

发证机关

1

 

 

2

 

 

3

 

 

 

 

 

主要服务行业

 

主要客户

 

近三年类似业绩

服务单位

项目内容

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        报名单位(盖章):

日期:2018年  月  日


2016年至2018年度公司档案整理委外服务采购

询价文件

一、项目概况

(一) 项目名称:2016年至2018年度公司档案整理委外服务采购

(二) 项目地点: 广州市大学城

(三) 采购预算:15.5万元人民币

(四) 采购内容:

协助采购人(及其下属公司)完成2016年至2018年度公司档案整理和完善,直至采购人档案整理获得广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查为止。具体详见附件中《用户需求》。

(五) 工期要求:

2019年3月31日前全部完成并通过广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查。

二、投标资格要求

(一) 投标人须是中华人民共和国境内注册,具有独立法人资格;

(二) 具备有效的工商营业执照、企业法人组织机构代码证书、税务登记证书(或三证合一);

(三) 投标人已办理合法税务登记,具有开具相应增值税专用发票资格。

(四) 具备档案中介服务机构备案登记许可;

(五) 投标人自2015年1月1日至今完成与类似项目(中等规模国企)的档案整理工作并通过档案局审核评估。(需提供合同复印件和验收报告等证明材料,不少于3件);

(六) 该项目不接受联合体投标。

三、项目内容及要求

具体详见附件1《用户需求书》。

四、费用及龙8手机app下载的支付方式

(一) 本项目采用综合单价包干,工作全部结束后由双方进行项目内容的核实和验收,以实际发生项目内容进行结算。

(二) 本项目的综合单价包含完成项目内容所需的全部人工、材料、交通、利润及税费等费用.

(三) 报价应包含相应服务费、整理费、咨询费、办理广东省企业档案工作二级乙等规范单位等完成项目约定内容所需的全部费用。

(四) 付款方式

1、合同签订并完成所有文件资料整理归档工作,且通过采购人抽检验收合格,供应商提交请款资料后15个工作日内支付合同价的30%。

2、通过采购人上级主管部门验收,供应商提交请款资料后15个工作日内支付合同价的40%。

3、在采购人现有条件下,协助采购人通过广东省档案部门复查并重新获得广东省企业档案工作二级乙等证书,供应商提交请款资料后15个工作日内支付合同价的30%。

五、投标文件

根据我司要求的报价格式,按顺序编制页码,进行密封报价(盖章)。投标文件应包含以下内容:

(一) 资格文件:

1. 工商营业执照、企业法人组织机构代码证书、税务登记证书(或三证合一),提供复印件,并加盖公章。

2.   具备档案中介服务机构备案登记许可;

3. 法定代表人证明书(见附件5)

4. 法定代表人授权委托证明书(见附件6)

5. 供应商调查表(见附件7)

(二) 价格文件:

1. 报价一览表(见附件2)

2. 报价明细表(见附件3)

(三) 技术商务文件

1. 服务方案,包括且不限于工作方案和完成时间进度计划;参与本项目的人员一览表。

2. 公司自2015年1月1至今完成过至今完成类似项目(中等规模国企)的档案整理工作并通过档案局审核评估。(需提供合同复印件和验收报告等证明材料,不少于3件)。

3. 合同条款响应,投标人应逐条对照询价文件所附《合同书》的内容进行响应,完全满足应提供合同条款承诺书(见附件8),若有差异的应说明差异情况,格式自定。

4. 投标人认为其它需要说明的文字。

六、评标方法

本项目采用经评审的最低价中标法确定中标候选人。

通过《资格性和有效性审查表》(见附件4)后,各投标人按投标报价由低到高的顺序依次排列,排名第一为第一中标候选人。

七、投标文件递交截止时间和地点:2018年 921日下午17:30前,逾期递交我司有权不予受理。所有报价文件必须在此时间前递交到:广州市番禺区大学城明志街1号信息枢纽楼9楼前台

八、采购龙8手机app下载的联系方式

采购单位:广州大学城投资经营管理有限公司

联系地址:广州市番禺区大学城明志街1号信息枢纽楼9楼

联系人:何工        

联系电话:(020)39302077  18602018480

传真:(020)39340019

附件1: 采购需求书

附件2:报价一览表

附件3:分项报价表

附件4:资格性和有效性审查表

附件5:法定代表人证明书

附件6:法定代表人授权委托证明书

附件7:供应商调查表

附件8:合同条款承诺书

附件9:网上公开询价供应商信用评价

附件10:供应商信用指标及评价标准

附件11:合同书(另册)

 

 

     广州大学城投资经营管理有限公司

2018年9 月14日

 

附件1

大学城公司2016年至2018年度档案整理委外

项目用户需求

 

一、项目概况

(一)项目名称

2016年至2018年度公司档案整理委外项目

(二)项目地点

广州市番禺区小谷围大学城明志街1号信息枢纽楼9楼

(三)项目预算

本项目预算:人民币15.5万元

(四)项目说明

我司于2014年11月通过了广东省企业档案工作二级乙等规范单位评估,根据《广东省企业档案工作规范测评办法》文件要求及市档案部门相关规定,档案达标评估有效期为5年,预计市档案局将于2019年下半年对我司档案工作进行复查。为更好地实现档案规范化、标准化,切实提高档案查阅的效率性,减低积压未整理文件的风险,保证档案管理工作安全、稳定的运行,确保顺利通过广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查,我部拟委托专业档案管理公司完成2016-2018年度文件整理归档工作。

二、项目工作范围及内容

(一)对2016-2018年度文书、科技、声像、实物、会计、审计等各类档案按相关整理规则和标准进行系统规范整理,档案分类、档号设置规则按照我司标准,对档案进行分类、排序、打码、装订、编号、编目、装盒、上架。全宗卷整理、档案编研续编、档案数字化等。需整理的档案与见证材料数量内容如下:

序号

项目名称

内容

数量

备注

1

文书类档案整理

以“件”为单位进行鉴定、排序、编号、编目、著录、装订、装盒,具体整理要求见档案行业标准《归档文件整理规则》。

7000件

整理2016-2018年文书档案,另外还需对2015 年前部分档案进行原件更换工作。

2

科技档案整理(2016-2018)

含业务、基建、设备档案,执行国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

300卷

数量预估

3

声像档案整理(2016-2018)

完成2009年以前、2012年以后形成的照片档案

200张

数量预估

4

实物档案整理

(2016-2018)

以“卷”为单位进行整理

100卷

数量预估

5

会计档案(2016-2018)

 

500册

由于会计档案已经装订成册,只需对档案盒脊背进行按照归档顺序进行统一、规范整理。

6

审计档案(2014-2018)

 

10册

由于审计档案已经装订成册,只需对档案盒脊背进行按照归档顺序进行统一、规范整理。

7

全宗卷整理

执行国标:全宗卷规范da/t12-2012

50卷 

数量预估

8

档案编研续编

全宗指南

历年大事记

历年组织沿革

对 2015 年之前未完成编研工作的年度进行补编,2016-2018年编研材料进行续编

档案汇编

300件

9

档案数字化

对文书档案进行数字化处理,形成电子档案,上传档案系统管理。

100000页

数量预估

(二)档案数字化

1.数字化范围

2016-2018年度纸质档案进行数字化扫描、信息著录、数据挂接等工作,范围如下:

文书档案:2016-2018年度文书档案部分纸质扫描、图像处理、信息著录、命名存储。

声像档案:无数码照片的部分照片数字化,采用高清彩色扫描。

实物档案:采用拍照,后期ps图像处理方式数字化。

2、数字化标准

我司提供专业档案数字化扫描设备1台,提供一套专业的图像处理软件,对扫描图像进行校正、纠偏、去污等处理,确保图像质量清晰、完整、无误。

著录电子文件信息,确保与档案目录条目一一对应。

“档号”或“档号 文件名”命名电子文件,文件存储格式采用 jpeg 或 pdf,按全宗-类别-卷-件路径方式保存;为确保信息安全,定期进行离线和在线数据备份。

档案数字化执行标准:

《电子文件归档与电子档案管理规范》gb/t 18894-2016

《纸质档案数字化规范》da/t 31-2017

(三)档案信息化

2016-2018年度整理后的全部档案信息录入到档案信息管理系统。

档案著录执行标准:

《档案著录规则》da/t 18-1999

《档号编制规则》da/t 13-1994

(四)档案编研

2016-2018年度全宗指南、年度编研材料、全宗卷资料的续编,完善各类档案数据统计,完善档案综合管理台账等。

档案编研执行标准:

《全宗卷规范》da/t 12-2012

《全宗指南编制规范》da/t 14-2012

三、对委外单位的要求

(一)资质要求

1.档案中介服务机构备案登记许可

(二)业绩要求

近两年来(2016年至今)完成与我司同类型企业的档案整理工作并通过档案局审核评估。

(三)人员要求

1.人员资格要求:档案工作人员需执广州市档案局颁发的档案培训上岗证;

2.人数要求:不少于4名(可根据项目实际情况调配)。

四、工期要求

该项目需于2019年3月31日前全部完成并通过广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查。具体开始时间以我司通知为准。

五、验收标准及验收方式

(一)验收标准

验收标准参照《企业档案管理规范》、《广东省企业档案工作规范测评标准》《广东省企业档案工作规范测评办法》,以我司通过广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查为验收标准。

如因乙方原因,造成我司无法通过广东省企业档案工作规范测评,无法获得广东省企业档案工作二级乙等规范单位证书,则乙方需对此承担全部责任,并在规定时间内进行完善及整改,直至我司档案整理获得广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查为止。

(二)验收方式

1.前期验收:完成所有文件资料整理归档工作,通过我司抽检验收合格。

2.中期验收:通过城投集团验收合格。

3.后期验收:向档案部门正式申请验收复查。在我司现有条件,如:配备了90平方米档案库房,充足的档案装具设备,已达标广东省企业档案工作二级乙等规范单位的前提条件下。配合本次采购整理完成的档案资料以及编研材料,提交档案局审核,通过复查并重新获得广东省企业档案工作二级乙等证书,如不通过广东省企业档案工作二级乙等复查,我司将扣除本项目总费用的30%。

六、安全管理

参与项目的所有人员须与我司签订《档案安全保密协议》,服从管理,做好实体档案安全,档案信息安全保密。遵守我司档案管理制度,上下班制度、工作纪律等。非工作设备不允许带入工作场所,任何与工作相关物品出库都需我司检查确认,电子存储相关设备(硬盘、u 盘、光盘等)在工作完成后进行分区格式化和物理销毁。


附件2

报价一览表

项目名称:

序号

项目名称

投标价(单位:人民币元)

1

投标未含税总价

大写:

小写:

2

投标含税总价

大写:

小写:

3

工   期

 

4

项目负责人

姓    名

 

联系电话

 

职    称

 

注:(1)投标总价为人民币报价。

   2)投标总价应包括投标人完成本项目(如果中标)所必须的所有成本费用和投标人应承担的一切税费,包括但不限于全部人工费、材料、交通、利润及税费、服务费、咨询费、办理广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查的有关费用等完成项目内容所需的全部费用。、投标人认为需要发生的其他相关服务等等。

3)若用小写表示的金额和用大写表示的金额不一致,以大写表示的金额为准。

 

 

投标人名称(盖章):

 

日期:            


附件3

报价明细表

货币种类/单位:人民币/

序号

名称

单位

数量

未含税单价

含税单价

税率

含税小计

备注

1

文书类档案整理

7000 

 

 

 

 

整理2016-2018年文书档案,另外还需对2015 年前部分档案进行原件更换工作。

2

科技档案整理

300 

 

 

 

 

数量预估

3

声像档案整理

200

 

 

 

 

数量预估

4

实物档案整理

100

 

 

 

 

数量预估

5

会计档案

500

 

 

 

 

由于会计档案已经装订成册,只需对档案盒脊背进行按照归档顺序进行统一、规范整理。

6

审计档案

10

 

 

 

 

由于审计档案已经装订成册,只需对档案盒脊背进行按照归档顺序进行统一、规范整理。

7

全宗卷整理

50 

 

 

 

 

数量预估

8

档案编研续编

300

 

 

 

 

对 2015 年之前未完成编研工作的年度进行补编,2016-2018年编研材料进行续编

9

档案数字及信息化

100000

 

 

 

 

数量预估

……

……

 

 

 

 

 

 

 

未含税报价合计

 

大写:
小写:

含税报价合计

 

大写:
小写:

注:(1)投标报价为人民币报价。

   2)投标报价应包括投标人完成本项目(如果中标)所必须的所有成本费用和投标人应承担的一切税费,包括但不限于全部人工费、材料、交通、利润及税费、服务费、咨询费、办理广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查的有关费用等完成项目内容所需的全部费用。、投标人认为需要发生的其他相关服务等等。

(3)本表中所有项目的价格必须填写(不能空白),没有或免费或已包含在其他分项中的以“0” 表示并在相应的备注栏中说明。

(4)本表中报价合计应等于开标一览表中“投标总价”金额。

(5)若用小写表示的金额和用大写表示的金额不一致,以大写表示的金额为准。

 

 

投标人名称(盖章):

 

 

日期:     年    月   

 

附件4

资格性和有效性审查表

项目名称:

序号

评审内容

投标人

1

投标文件未按询价文件的规定密封、盖章和签署;

 

2

投标文件未按询价文件规定的格式填写,内容不全或关键字迹模糊、无法辩认;

 

3

对同一询价项目出现两个或以上的投标报价,且没声明哪个有效;

 

4

投标总报价低于企业自身成本;

 

5

投标总报价高于采购控制价;

 

6

工期不满足询价文件要求的;

 

7

须是中华人民共和国境内注册,具有独立法人资格;具备有效的工商营业执照、企业法人组织机构代码证书、税务登记证书(或三证合一);

 

8

已办理合法税务登记,具有开具相应增值税专用发票资格;

 

9

具备档案中介服务机构备案登记许可;

 

10

投标人自2016年1月1日至今类似业绩(需提供合同复印件,不少于3件);

 

11

投标文件附有询价人不能接受的条件;

 

12

不符合询价文件中规定的其他实质性要求。

 

 

评审结论(通过/不通过)

 

注:

1.投标人分栏中填写“√”表示该项符合询价文件要求,“×”表示该项不符合询价文件要求,“○”表示无该项内容;

2.经评标委员会审核后,出现一个“×”的结论为“不通过”,即按废标处理。

3.表中全部条件满足为“通过”,同意进入下一阶段评审。

4.如对本表中某种情形的评委意见不一致时,以评标委员会过半数成员的意见作为评标委员会对该情形的认定结论。

 

评委签名:                                                                                

期:          

附件5

法定代表人身份证明书

 

在我单位任职务,是我单位法定代表人,身份证号为,特此证明。

 

(单位盖章)

 

日期: 20  年   月   日

单位通信地址:                                

 

邮政编码:                 单位联系电话:   

 

附:法人代表身份证正反面或其他身份证明材料复印件

附件6

法定代表人授权委托证明书

 

兹授权      (委托代理人姓名)为我方委托代理人,其权限是:办理                       (采购单位名称)组织的“                (项目名称)”的投标和合同执行,以我方的名义处理一切与之有关的事宜。

本授权书         签章之日起生效,特此声明。

附:代理人性别:   年龄:   职务:

  身份证号码:

  (营业执照等)注册号码:

  企业类型:

  经营范围:

附:被授权人有效身份证正反面或其他身份证明材料复印       

 

 

 

 

 

 

(单位盖章):

 

法定代表人(签字或盖章):

被授权人(签字或盖章):

日期: 20  年   月   日

说明:法定代表人亲自办理投标事宜的,无需提交本证明书。

 

 


附件7


编号:tz4-23

供应商调查表

(零星工程/服务采购类)

调查项目:

调查日期

年  月    日 

编号 

公司名称

 

法人代表

 

注册地址

 

邮编

 

公司成立日期

 

营业执照号码

 

发证机构

 

电话号码

 

传真号码

 

注册资金

 

公司类型

其他服务有限公司

机构性质

民营企业

经营范围

 

序号

资质证书(认证项目)名称

发证机关

 1

营业执照(三证合一)

广州市工商行政管理局 

 2

 

 

 3

 

 

  4

 

 

 5

 

 

主要服务行业

 

主要客户

 详见下表

公司名称

工程项目

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

编制部门:                            填报人:

部门经理(签名):                    填报时间:


附件8

合同条款承诺书

 

致:广州大学城投资经营管理有限公司:

我方对的2016年至2018年度公司档案整理委外服务采购询价文件所有的内容完全明了。对询价文件附件11《合同书》中的所有协议和条款作实质性响应,不作任何的偏离。

我方在此承诺,如获中标,保证按上所述与采购人签定合同。

特此承诺!

 

 

投标人(加盖公章):

 

日    期:

附件9

网上公开询价供应商信用评价

1.信用评价,是指公司各部门对参加网上询价采购的供应商的诚信度和履约进行鉴别和打分。

2.供应商信用评价内容

供应商信用综合评价根据《供应商信用指标和评价标准》(附件10)进行评价。信用综合评价内容为评价年度周期内供应商的信用表现,包括良好行为和不良行为两个方面。

3. 评价结果应用

3.1网上询价采购项目可在各评标办法中应用供应商信用评价评标。

3.2采用经评审的最低价中标法评标的,在推荐中标候选人时,应对通过资格和有效性评审的投标人按照评标价进行排序,即:评标价=有效报价×(1-信用系数),信用系数计取方法见附件1,供应商第一次参与投标的,信用系数按0计算。当出现二个或二个以上投标人的评标价的取值相同时,由评委会随机抽取确定。

3.3综合评分法

3.3.1、采用综合评分法评标的,采购项目的评标总分为100分,投标供应商得分由商务评分、技术评分、价格评分组成,其中价格评分中的评标价引用信用系数计算确定,即:评标价=有效报价×(1-信用系数),联合体参与投标的,按联合体企业中最低供应商信用系数认定。

3.3.2、当出现二个或二个以上投标人的总得分相同时,由评委会随机抽取确定。

4. 违约处理

4.1 排序第1位的供应商出现以下情形之一的,将暂停其网上询价资格1个月:

4.1.1、实际提供的有关产品性能指标或技术服务能力或施工质量明显低于报价响应时承诺的;

4.1.2、中标、确定为合同供方/承包人后,无正当理由拒绝履行合同和有关承诺的,或擅自变更、中止(终止)合同的。

4.2供应商出现下列情形之一的,采购人有权暂停其网上询价资格:

4.2.1、一年内供应商在采购项目中累计履约评价为不合格2次的;

4.2.2、供应商提供虚假材料或与其它供应商恶意串通谋取成交的;

4.2.3、发生其他违规或违约情况,造成严重损害的;

4.2.4、其它经采购人认定的。

 

附件10

供应商信用指标及评价标准

项目

子项

评价标准

良好行为

供应商按约定履行合同受到奖励的

每发生1次,自认定之日起一年内信用系数加2%,

不良行为

供应商提供虚假材料或与其它供应商恶意串通谋取中标、成交的;

严重不良行为,每发生1次,自认定之日起一年内信用系数扣5%

中标、确定为合同供方/承包人后,无正当理由拒绝履行合同和有关承诺的,或擅自变更、中止(终止)合同的;

实际提供的有关产品性能指标和技术服务能力、施工质量明显低于采购响应文件或询价时的承诺的;

中标、成交后,将合同转包给其他供应商的;

中标、成交后,将合同擅自分包给其他供应商的;

一般不良行为,每发生1次,自认定之日起一年内信用系数扣2%

开标后擅自撤回采购相应文件,影响采购活动继续进行的;

轻微不良行为,每发生1次,自认定之日起一年内信用系数扣1.25%

供应商因未按约定履行合同受到违约处罚的。

 

备注:

1. 供应商信用系数每个评价年度周期的初评按0计算。

2. 经采购人批准认定的同一供应商良好行为或不良行为,在评价年度周期内信用系数可累加计算。

3. 供应商在一个评价年度周期内未发生任何信用系数扣罚的,在下一个评价年度周期内初评信用系数的基础上奖励加3%,连续两个评价年度周期内未发生任何信用系数扣罚的,在下一个评价年度周期内初评信用系数的基础上奖励加5%,连续三个及以上评价年度周期内未发生任何信用系数扣罚的,在下一个评价年度周期内初评信用系数的基础上奖励加8%。

 

2016年至2018年度公司档案整理服务合同

合同编号:

甲方(委托方):广州大学城投资经营管理有限公司

乙方(受托方):

根据《中华人民共和国合同法》、《广东省企业档案工作规范测评办法》等相关法律法规和档案工作有关规定,就乙方受甲方的委托为甲方提供2016年至2018年度公司档案整理服务,并协助甲方通过广东省企业档案工作二级乙等复查。双方经过平等协商,在真实、充分地表达各自意愿的基础上,达成一致,制定本合同,并由双方共同恪守。

第一条甲方委托乙方的工作内容

一、 对2016-2018年度文书、科技、声像、实物、会计、审计等各类档案按相关整理规则和标准进行系统规范整理,档案分类、档号设置规则按照甲方标准,对档案进行分类、排序、打码、装订、编号、编目、装盒、上架。全宗卷整理、档案编研续编、档案数字化等。需整理的档案与见证材料数量内容如下:

序号

项目名称

内容

数量

备注

1

文书类档案整理

以“件”为单位进行鉴定、排序、编号、编目、著录、装订、装盒,具体整理要求见档案行业标准《归档文件整理规则》。

7000件

整理2016-2018年文书档案,另外还需对2015 年前部分档案进行原件更换工作。

2

科技档案整理(2016-2018)

含业务、基建、设备档案,执行国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

300卷

数量预估

3

声像档案整理(2016-2018)

完成2009年以前、2012年以后形成的照片档案

200张

数量预估

4

实物档案整理

(2016-2018)

以“卷”为单位进行整理

100卷

数量预估

5

会计档案(2016-2018)

 

500册

由于会计档案已经装订成册,只需对档案盒脊背进行按照归档顺序进行统一、规范整理。

6

审计档案(2014-2018)

 

10册

由于审计档案已经装订成册,只需对档案盒脊背进行按照归档顺序进行统一、规范整理。

7

全宗卷整理

执行国标:全宗卷规范da/t12-2012

50卷 

数量预估

8

档案编研续编

全宗指南

历年大事记

历年组织沿革

 2015 年之前未完成编研工作的年度进行补编,2016-2018年编研材料进行续编

档案汇编

300件

9

档案数字化

对文书档案进行数字化处理,形成电子档案,上传档案系统管理。

100000页

数量预估

二、 档案数字化

(一) 数字化范围

对 2016-2018年度纸质档案进行数字化扫描、信息著录、数据挂接等工作,范围如下:

文书档案:2016-2018年度文书档案部分纸质扫描、图像处理、信息著录、命名存储。

声像档案:无数码照片的部分照片数字化,采用高清彩色扫描。

实物档案:采用拍照,后期ps图像处理方式数字化。

(二) 数字化标准

甲方提供专业档案数字化扫描设备1台,提供一套专业的图像处理软件,对扫描图像进行校正、纠偏、去污等处理,确保图像质量清晰、完整、无误。

著录电子文件信息,确保与档案目录条目一一对应。

“档号”或“档号 文件名”命名电子文件,文件存储格式采用 jpeg 或 pdf,按全宗-类别-卷-件路径方式保存;为确保信息安全,定期进行离线和在线数据备份。

档案数字化执行标准:

《电子文件归档与电子档案管理规范》gb/t 18894-2016

《纸质档案数字化规范》da/t 31-2017

三、 档案信息化

将2016-2018年度整理后的全部档案信息录入到档案信息管理系统。

档案著录执行标准:

《档案著录规则》da/t 18-1999

《档号编制规则》da/t 13-1994

四、 档案编研

2016-2018年度全宗指南、年度编研材料、全宗卷资料的续编,完善各类档案数据统计,完善档案综合管理台账等。

档案编研执行标准:

《全宗卷规范》da/t 12-2012

《全宗指南编制规范》da/t 14-2012

第二条 委托服务的期限、地点、进度要求及验收

一、 服务期限:需于2019年3月31日前全部完成工作并通过广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查。具体开始时间以甲方通知为准。

二、 服务地点:广州大学城;

三、 验收标准及验收方式:

(一) 验收标准

验收标准参照《企业档案管理规范》、《广东省企业档案工作规范测评标准》《广东省企业档案工作规范测评办法》,以甲方通过广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查为验收标准。

如因乙方原因,造成甲方无法通过广东省企业档案工作规范测评,无法获得广东省企业档案工作二级乙等规范单位证书,则乙方需对此承担全部责任,并在规定时间内进行完善及整改,直至甲方档案整理获得广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查为止。

(二) 验收方式

1.前期验收:完成所有文件资料整理归档工作,通过甲方抽检验收合格。

2.中期验收:通过城投集团验收合格。

3.后期验收:向档案部门正式申请验收复查。在甲方现有条件,如:配备了90平方米档案库房,充足的档案装具设备,已达标广东省企业档案工作二级乙等规范单位的前提条件下。配合本次采购整理完成的档案资料以及编研材料,提交档案局审核,通过复查并重新获得广东省企业档案工作二级乙等证书,如不通过广东省企业档案工作二级乙等复查,甲方将扣除本项目总费用的30%。

(三) 验收要求:

在合同约定的工期内仍不具备验收条件的或验收不合格的,经甲方同意可以给予乙方 7 个工作日的宽限期进行完善和修正。在宽限期内验收合格的,不视为违约;宽限期满仍不具备验收条件或合同期内累计验收2次不合格的,按合同第十条“违约责任”处理。

第三条 甲方责任和权利

一、 本合同书生效后,甲方须向乙方提供下列工作条件和协作事项:

(一) 甲方指定项目负责人配合乙方的工作。

(二) 甲方提供所能提供的用于档案整理的所需要的相关的资料,并配合乙方收集准备其他有关资料。

(三) 乙方按合同履行完义务后,甲方按照约定及时向乙方支付本合同费用。

二、 甲方在合同期内有权在档案整理过程及广东省企业档案工作二级乙等复查提交申请前对项目作部分修改、删除、增加或其他调整。项目发生变化时应及时通知乙方。

三、 合同签订后,乙方不经甲方同意,无故推延工作计划或其他服务内容超过10天的,甲方有权解除合同。

四、 甲方有权根据自身情况调整乙方提供的方案执行时间、执行强度等内容。

五、 甲方有权决定是否采纳乙方的提议,乙方不得以此为由追究甲方责任。

第四条 乙方责任和权利

一、 保证其具有独立完成档案整理的资质和能力;

二、 为档案整理和复查申报配备必要的专业人员,指定项目负责人及联络人员与甲方沟通、协调、联络、报告项目执行的进程;

三、 乙方应在甲方要求和合同约定的时间内完成有关工作,达到合同规定的成果要求。乙方按要求时间内完成档案整理文件并交甲方审核,档案整理文件待甲方审核确认后2个工作日内向甲方上级主管部门申请审核;甲方上级主管部门审核通过后5个工作日内向广东省档案主管部门正式申请验收复查。在正式开展工作前,按照甲方目标和要求,充分做好前期调研工作,充分收集资料,充分征求甲方意见建议,同时接受甲方有关合法的指令和管理,按计划、按时、按质、按量提交档案整理的意见和档案整理的成果,以合理、谨慎、努力和有效的方式提供约定的服务。

四、 乙方应该按照本合同约定及行业有关工作惯例,以认真的态度进行档案整理服务,以其一贯的水准在所有的专业知识和能力方面向甲方提供最好的服务。乙方提供的工作成果达不到合同规定要求的,乙方应无条件完善、修改,由此产生的费用由乙方自行承担。

五、 乙方应按照双方已沟通确认的时间计划提交工作成果,不得无故延误工作。如果由于乙方原因需要调整档案整理的工作计划的,应提前一周与甲方协商,双方达成一致后方可调整。

六、 乙方有义务对本合同及本合同涉及的事宜保密,并应保护甲方的档案文件,不得向任何第三人泄露、转让所有关于甲方提交的档案材料等资料。如发生以上情况或因此给甲方造成经济损失,甲方有权向乙方索赔。

七、 对甲方提供的工作场所的设备、资料、其他辅助用品等,予以爱护维护,保障设备设施安全。

八、 未经甲方书面许可,不得将合同转包、分包或转让给第三人。

九、 甲方在复查申请过程中,如果对复查申请中的有关内容存有疑问,乙方应负责解答,在必要时需提供相关材料证实,提供支持文件以便于说明在本项目中费用的使用情况(例如第三方出具的票据复印件或者发票复印件)。

十、 未经甲方同意,乙方不得擅自将工作成果提供给任何第三方使用或公开,否则,由此发生的损失和法律责任由乙方承担。

十一、 乙方为甲方开展的工作,如超出本合同服务内容需发生的额外收费,应事先以书面形式向甲方说明和报价,并获得甲方书面同意方可实施。

第五条 人员配备要求

根据本合同约定的委托工作范围和内容,乙方选派具有资格、丰富经验、认真且高效的项目负责人与技术人员完成本合同约定内容。对于不能按甲方要求完成本合同约定工作的主要技术人员,甲方有权要求更换,乙方应当在接到甲方通知后的2个日历日内更调技术人员。

一、 人员资格要求:档案工作人员需执广州市档案局颁发的档案培训上岗证;

二、 人数要求:不少于4名(可根据项目实际情况调配)。

第六条 酬金及龙8手机app下载的支付方式

一、 酬金

(一) 项目暂定含税总价:¥       元(大写:人民币     元整   ),具体详见附件报价明细表。

(二) 乙方收取的费用应包括乙方完成本合同约定所有工作内容所必须的所有成本费用和投标人应承担的一切税费,包括但不限于全部人工费、材料、交通、利润及税费、服务费、咨询费、办理广东省企业档案工作二级乙等规范单位复查的有关费用等完成项目内容所需的全部费用。乙方认为需要发生的其他相关服务等等。该价款已包括按实际现状完工实现合同目的所须达到质量标准的全部费用,如乙方有漏报或漏计项目,视为乙方单方作出的让利,费用不另行增加。

(三) 除另有约定外,甲方无需就本合同项下委托事项向乙方支付上述费用之外的任何其他费用。在合同实施期间,本项目合同费用不随国家政策调整或法规标准及市场因素变化而调整。

(四) 因甲方要求超出本合同服务内容调整工作量,需发生额外收费的,所追加费用需经甲方书面确认方实施。该追加费用由甲乙双方协商签署补充协议。

(五) 乙方应按照中国税法的规定承担有关的税费,包括但不限于营业税及附加、企业所得税、印花税、文化事业建设费及代扣代缴相关人员的个人所得税等。

二、 龙8手机app下载的支付方式

(一) 第一笔款:

为暂定含税总费用的30 %,即人民币         (¥   元),于合同双方签字盖章生效后,乙方通过前期验收,即乙方完成所有文件资料整理归档工作,通过甲方抽检验收合格。收到乙方请款资料和合法有效的发票后15个工作日内支付;

(二) 第二笔款:

为暂定含税总费用的40 %,即人民币         (¥   元),于前期验收后,乙方通过中期验收,即乙方完成所有文件资料整理归档工作,通过甲方上级主管单位检查。收到乙方请款资料和合法有效的发票后15个工作日内支付;

(三) 尾款:

为暂定含税总费用的30 %,即人民币         (¥   元),于中期验收后,乙方通过后期验收,即乙方协助甲方通过档案部门验收复查。需要在我司现有条件,如:配备了90平方米档案库房,充足的档案装具设备,已达标广东省企业档案工作二级乙等规范单位的前提条件下。以本次项目整理完成的档案资料以及编研材料,提交档案局审核,通过复查并重新获得广东省企业档案工作二级乙等证书。收到乙方请款资料和合法有效的发票后15个工作日内支付;

如不通过广东省企业档案工作二级乙等复查,甲方将不再支付本笔费用。

(四) 每次付款前乙方应开具相应金额的符合国家法律规定的增值税专用发票、政府主管部门出具的有效票据并提交申请材料给甲方。否则,甲方有权拒绝支付该笔款项。

(五) 乙方确认收款账户信息如下:

开户行:

户名:

账号:

三、 若根据本合同约定乙方应当支付违约金和/或承担赔偿责任,则甲方有权从上述任何一笔付款中直接扣除相应金额,扣除后仍不足弥补甲方损失的,甲方就不足部分有权继续追诉。

四、 除本合同另有约定外,应当认为乙方已经彻底查清,并在合同价格中充分考虑到了以下几项:

(一) 影响到合同价格的全部条件和情况;

(二) 完成项目中所有可能出现的情况;

(三) 现场的综合情况;

(四) 现场总的劳务情况;

(五) 合同履行过程中需要支付金额的各种情况。

第七条 保密条款

一、 保密内容:根据《中华人民共和国保密法》及其他相关法规的规定,乙方在履行本合同过程中涉及的包括但不限于技术方案、研究成果、财务数据、文档模板、质量标准、设备、网络运行信息、业务程序及方式、管理的方法制度及图表资料等。

二、 保密期限:在保密内容解开或公开前均属于保密期限范围。

三、 乙方保密承诺:

(一) 在履行本合同过程中,未经甲方书面同意,乙方不得以任何方式使第三方(包括不应知悉该项目的乙方其他员工)知悉,也不得将履行本合同过程中获悉的保密内容用于其他途径。

(二) 乙方必须与参与本项目工作人员签订保密合同,并对其工作人员泄露项目保密内容承担连带责任。

(三) 乙方应当妥善保管保密资料,并对保密资料在乙方期间发生的被盗、泄露或其他有损保密资料保密性的事件承担全部责任,因此造成甲方损失的,乙方应负责赔偿。

(四) 乙方保证对项目保密内容不进行与项目无关的复制、保留,不得以任何方式(如软硬盘、图纸、彩样、照片、菲林、光盘等)留存保密资料。乙方应当在完成委托事项或本合同终止或解除后3个日历天内将保密资料全部返还甲方,并销毁所有复制件。

第八条 知识产权

双方确定,乙方所完成的工作成果的所有权利,包括但不限于知识产权、档案工作等级申请权和所有权,归甲方所有。

双方确定,甲方利用乙方提交的工作成果所完成的新的工作成果的所有权利,包括但不限于知识产权、档案工作等级申请权和所有权,归甲方所有。

第九条 项目调整和变更

一、 项目执行期间,甲方有权在适当时间对项目作部分修改、删除、增加或其他调整。这些调整须通过书面形式通知乙方。如有异议,乙方须在收到该通知后1个工作日内提出;否则视为乙方已接受这些调整,并以此作为合同的组成部分继续履行合同义务。但若因甲方上述调整造成非合同项下的其他费用增加,甲方应根据双方协商结果增付相应费用。

二、 本合同的变更必须由双方协商一致,并以书面形式确定。

第十条 违约责任

一、 甲方的违约责任

(一) 甲方因故要求中途终止合同时,应及时书面通知乙方。乙方不退还甲方已支付的费用。

(二) 在乙方切实履行合同不存在违约的情况下甲方未在约定时间内支付本合同费用的,从应付费用的次日起计算,每延误一天,向乙方按应付费用的_2‰支付违约金。

(三) 如因甲方的原因临时调整工作计划,未事先通知乙方造成工作进度延误,乙方不负任何责任。

二、 乙方的违约责任

(一) 组织管理方面的违约责任

1. 为保证合同约定工作有序、规范和顺利进行,乙方必须主动支持甲方的工作,对甲方的指令和书面通知,若无正当理由又未提前报告、得到认可,而公开或变相拒不执行的,甲方视情节严重程度有权要求乙方按合同总金额的5‰-1%向甲方交纳违约金(由甲方自主决定),乙方同时应承担由此给甲方造成的一切经济损失。同时甲方有权视情况解除合同。

2. 乙方违反本合同约定,未经甲方书面同意擅自更换项目负责人造成工作无法正常开展的,乙方应在甲方规定的时间内改正,否则乙方应向甲方交纳违约金人民币500-1000元(由甲方自主决定),同时甲方有权解除合同。

3. 乙方违反本合同约定,不按甲方的要求撤换不能胜任工作的技术人员的,乙方应在甲方规定的时间内改正,否则乙方应向甲方交纳违约金人民币500-1000元(由甲方自主决定)。

4. 甲方要求乙方有关人员必须参加的会议,有关人员必须到会,未经甲方同意不到会或不按期到会的,甲方视情节严重程度有权要求乙方按合同总金额的5‰-1%向甲方交纳违约金(由甲方自主决定)。

(二) 工作进度方面的违约责任

1. 乙方无故拖延工作进度而不符合本合同约定的超过10天,甲方有权解除合同,自行向任何第三方购买本合同项下的服务,在此情况下甲方对乙方不承担任何责任,乙方应当返还已付报酬,并支付合同总费用的20%的违约金。如甲方不解除合同的,甲方视情节严重程度有权要求乙方按合同总金额的5‰-1%向甲方交纳违约金(由甲方自主决定)

2. 如在合同约定的期限内验收结果为不合格,即视为乙方违约,违约时甲方有权拒付合同款并有权终止合同,且乙方需支付合同总价的20%作为违约金,因不可抗力或经甲方同意导致的延期不包含在内。如甲方不解除合同的,每延误一天,乙方向甲方按未验收合格工作应付费用的_2‰支付违约金,最高不超合同总金额的20%。

(三) 未经甲方书面同意,乙方将本合同项下属乙方的义务之全部或部分转包给任何第三方或与第三方合作的,甲方有权解除合同,无须支付合同款项,并要求乙方赔偿合同总金额 20 %的违约金。

(四) 如乙方违反本合同保密条款,甲方有权要求乙方合同总金额的10%的违约金,并根据乙方违反的程度以及造成的损害,提前解除合同并追究乙方的其他法律责任。

(五) 乙方需承担未能按时支付工作人员、档案工作复查申请费等费用的一切法律责任以及由此造成甲方损失的一切赔偿责任。

(六) 除上述约定之外,如乙方不能履行或不能完全履行本合同其他义务的,均构成违约,甲方有权要求乙方按要求整改,乙方应当按照甲方要求更正和重做,并承担由此产生的全部费用。乙方拒绝整改(包括但不限于乙方在收到甲方书面要求整改的要求后未及时作回应等)或整改后仍不符合本合同约定的,甲方有权解除本合同,无须支付合同款项。对于无法更正和重做的事项,如造成甲方损失,则乙方应予以全部赔偿。

(七) 乙方违约需向甲方支付违约金或赔偿金时,违约金和赔偿金应分别计算,甲方有权从应支付给乙方的合同费用中直接扣除,乙方不得有任何异议。同时,甲方保留进一步依法追究乙方有关责任的权利。

第十一条 争议的解决

一、 在本合同履行的过程中发生争议,双方应友好协商解决。

二、 双方不愿协商、调解解决或者协商、调解不成的,双方商定采用以下第(二)种方式解决。

(一) 合同所发生的任何争议,申请由广州仲裁委员会进行仲裁。仲裁裁决是终局的,对双方均有约束力。仲裁费用由败诉方承担。

(二)  向甲方所在地有管辖权的人民法院起诉,诉讼费和合理的律师费用由败诉方承担。

三、 诉讼进行过程中,双方将继续履行本合同未涉诉讼的其它部分。

四、 双方确定,由于发生不可抗力,致使本合同的履行成为不必要或不可能,可以解除本合同。合同解除后,双方对相关的责任减免事项进行协商。

五、 任何与本合同相关但未在本合同中明确规定的事项将由双方另行友好协商解决。对本合同做出的任何修改和补充应为书面形式,由双方签字且盖章后成为本合同不可分割的部分。本合同与其补充合同或补充协议冲突时,以补充合同或补充协议为准。

六、 本合同替代此前双方所有关于本合同事项的口头或书面的纪要、备忘录、合同和协议。

第十二条 其他

一、 本合同一式 7 份,具有同等法律效力,甲方执5份,乙方执 2 份。

二、 本合同自双方法人代表或其授权代表签字、盖章之日起生效,自双方履行完合同约定的义务后自动终止。

三、 本合同未尽事宜,由甲方和乙方双方协商并签订补充协议,与本合同具有同等法律效力。

四、 下列文件是本合同文件的组成部分,并具有法律效力:

- 合同条款及附件

- 询价文件及其有效补充文件

- 报价文件及其有效补充文件

- 合同其它文件

附件1:报价明细表

 

甲方:广州大学城投资经营管理有限公司

乙方:

地址:

地址:

法定代表人/授权代表(签字):

负责人/授权代表(签字):

电话:

电话:

 

签订日期:2018年    月    日